Mündlicher Arbeitsvertrag

Ein mündlicher Arbeitsvertrag entsteht, wenn Arbeitgeber und Arbeitnehmer sich nur durch Worte – ohne schriftliche Vereinbarung – auf die Begründung eines Arbeitsverhältnisses einigen. Viele Beschäftigte und auch Arbeitgeber fragen sich, ob ein solcher Vertrag überhaupt rechtlich bindend ist und welche Nachteile damit verbunden sein können. Tatsächlich ist ein mündlicher Arbeitsvertrag grundsätzlich wirksam, jedoch entstehen häufig Beweisschwierigkeiten bei Streitigkeiten über die konkreten Vertragsbedingungen. Seit August 2022 gelten zudem verschärfte Nachweispflichten durch die Umsetzung einer EU-Richtlinie. Dieser Ratgeber erklärt, wann ein mündlicher Arbeitsvertrag gilt, welche Pflichten Arbeitgeber haben, welche Risiken bestehen und wie sich beide Seiten rechtlich absichern können.

Was ist ein mündlicher Arbeitsvertrag?

Ein mündlicher Arbeitsvertrag liegt vor, wenn sich Arbeitgeber und Arbeitnehmer ohne schriftliche Dokumentation auf die Begründung eines Arbeitsverhältnisses einigen. Nach § 611a BGB kommt ein Arbeitsvertrag durch zwei übereinstimmende Willenserklärungen zustande: Der Arbeitnehmer verpflichtet sich zur Erbringung von Arbeitsleistung in persönlicher Abhängigkeit, der Arbeitgeber zur Zahlung der vereinbarten Vergütung. Eine schriftliche Form ist gesetzlich grundsätzlich nicht vorgeschrieben.

Die Formfreiheit bedeutet, dass der Vertrag auch durch mündliche Zusage, per Handschlag oder sogar konkludent – also durch schlüssiges Verhalten – zustande kommen kann. Beginnt ein Arbeitnehmer mit der Arbeit und erhält dafür Bezahlung, liegt faktisch ein Arbeitsverhältnis vor. Die fehlende Schriftform beeinträchtigt die rechtliche Wirksamkeit des Vertrags nicht.

Trotz der Wirksamkeit bestehen erhebliche Nachweisschwierigkeiten. Streitigkeiten über Gehaltshöhe, Arbeitszeit, Urlaubsanspruch oder Probezeit lassen sich ohne schriftliche Unterlage kaum beweisen. Der Arbeitnehmer trägt im Zweifel die Beweislast für die von ihm behaupteten Vertragsbedingungen. Arbeitgeber sind deshalb gesetzlich verpflichtet, die wesentlichen Arbeitsbedingungen schriftlich zu dokumentieren.

Nachweispflicht nach dem Nachweisgesetz

Das Nachweisgesetz (NachwG) verpflichtet Arbeitgeber, die wesentlichen Vertragsbedingungen spätestens am ersten Arbeitstag schriftlich oder in elektronischer Form mit qualifizierter elektronischer Signatur niederzulegen. Seit der Neufassung vom 1. August 2022 wurde der Katalog der nachweispflichtigen Angaben deutlich erweitert. Zu den wesentlichen Vertragsbedingungen zählen unter anderem Name und Anschrift beider Vertragsparteien, Beginn des Arbeitsverhältnisses, Arbeitsort, Tätigkeitsbeschreibung, Vergütungshöhe und -zusammensetzung sowie die vereinbarte Arbeitszeit.

Weitere nachweispflichtige Punkte sind die Dauer der Probezeit, Urlaubsanspruch, Kündigungsfristen, Hinweise auf Tarifverträge und Betriebsvereinbarungen sowie die Zusammensetzung und Fälligkeit des Arbeitsentgelts. Bei befristeten Verträgen muss auch die Befristungsdauer dokumentiert werden. Einige dieser Angaben können nachträglich innerhalb von sieben Tagen (z. B. Arbeitszeit) oder einem Monat (z. B. Urlaubsanspruch, Kündigungsfristen) nachgereicht werden.

Verstößt der Arbeitgeber gegen die Nachweispflicht, drohen Bußgelder bis zu 2.000 Euro pro Verstoß. Die fehlende Niederschrift macht den Arbeitsvertrag selbst jedoch nicht unwirksam. In Gerichtsverfahren kann die mangelnde Dokumentation aber zu Beweisproblemen für den Arbeitgeber führen, da Zweifel oft zu Lasten der beweispflichtigen Partei gehen. Arbeitnehmer können die Erfüllung der Nachweispflicht auch gerichtlich durchsetzen.

Rechte und Pflichten bei fehlender Schriftform

Auch ohne schriftlichen Vertrag bestehen sämtliche arbeitsrechtlichen Ansprüche. Der Arbeitnehmer hat Anspruch auf die vereinbarte Vergütung, Urlaubstage nach dem Bundesurlaubsgesetz (mindestens 20 Tage bei einer Fünf-Tage-Woche), Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall nach sechs Wochen ununterbrochener Betriebszugehörigkeit sowie Kündigungsschutz nach dem Kündigungsschutzgesetz bei Betrieben mit mehr als zehn Arbeitnehmern.

Die gesetzlichen Mindeststandards gelten unabhängig von der Vertragsform. Wurde keine Vergütungshöhe vereinbart, schuldet der Arbeitgeber die für vergleichbare Tätigkeiten übliche Vergütung. Fehlen Regelungen zur Arbeitszeit, gelten tarifliche oder betriebsübliche Arbeitszeitmodelle. Der Arbeitgeber trägt das Risiko unklarer Vereinbarungen nur teilweise – bei Streitigkeiten muss der Arbeitnehmer nachweisen, dass bestimmte Konditionen tatsächlich vereinbart wurden.

In der Praxis führt ein Arbeitsvertrag ohne Schriftform häufig zu Konflikten. Typische Streitpunkte sind die Höhe variabler Gehaltsbestandteile, Bonusvereinbarungen, Sonderzahlungen, die Länge der Probezeit oder nachträgliche Änderungen der Arbeitsbedingungen. Auch die Frage, ob ein befristeter oder unbefristeter Vertrag vorliegt, kann ohne schriftliche Dokumentation kaum bewiesen werden. Eine nachträgliche schriftliche Bestätigung der mündlich getroffenen Vereinbarungen ist daher dringend anzuraten.

Typische Fehler und Stolperfallen

Ein häufiger Irrtum ist die Annahme, ein Arbeitsverhältnis bestehe erst mit Unterzeichnung eines schriftlichen Vertrags. Tatsächlich entsteht das Arbeitsverhältnis bereits mit der mündlichen Einigung und Aufnahme der Tätigkeit. Wer auf einen schriftlichen Vertrag wartet, bevor er seine Rechte geltend macht, verliert unter Umständen wertvolle Zeit – etwa für die Einhaltung von Klagefristen bei Kündigungen oder Befristungskontrollklagen.

Arbeitgeber unterschätzen oft die Beweislast bei späteren Streitigkeiten. Fehlt die schriftliche Dokumentation, kann es schwierig werden, die tatsächlich vereinbarten Bedingungen nachzuweisen – etwa bei der Frage, ob Überstunden abgegolten sind oder eine Probezeit vereinbart wurde. Auch nachträgliche einseitige Änderungen durch den Arbeitgeber sind bei einem Arbeitsvertrag mündlich ebenso wenig zulässig wie bei einem schriftlichen Vertrag. Es bedarf stets einer beiderseitigen Einigung oder eines Änderungsvertrags.

Ein weiterer Fallstrick liegt bei befristeten Arbeitsverhältnissen. Die Befristung eines Arbeitsvertrags muss nach § 14 Abs. 4 Teilzeit- und Befristungsgesetz (TzBfG) zwingend schriftlich erfolgen. Eine mündliche Befristungsabrede ist unwirksam – der Vertrag gilt dann als unbefristet. Arbeitgeber, die einen befristeten Arbeitsvertrag ohne Schriftform abschließen, riskieren somit ein unbefristetes Arbeitsverhältnis. Arbeitnehmer sollten bei fehlender Schriftform prüfen lassen, ob faktisch ein unbefristetes Arbeitsverhältnis vorliegt.

Beweisfragen und Dokumentation

Bei Streitigkeiten über die Vertragsinhalte trägt grundsätzlich derjenige die Beweislast, der sich auf eine bestimmte Vereinbarung beruft. In der Regel ist das der Arbeitnehmer, der beispielsweise ein höheres Gehalt, mehr Urlaubstage oder eine kürzere Kündigungsfrist geltend macht. Ohne schriftliche Unterlagen sind mündliche Zusagen nur schwer zu beweisen.

Als Beweismittel dienen Zeugenaussagen, E-Mails, Gehaltsabrechnungen, Arbeitszeitnachweise oder interne Aufzeichnungen. Auch die tatsächliche Handhabung im Betrieb kann Indizwirkung haben – etwa wenn der Arbeitgeber regelmäßig Überstunden vergütet hat oder bestimmte Sozialleistungen gewährt wurden. In Gerichtsverfahren werden häufig beide Parteien als Zeuge befragt. Die Glaubwürdigkeit und Nachvollziehbarkeit der Schilderungen spielen eine entscheidende Rolle.

Arbeitnehmer sollten alle arbeitsrelevanten Unterlagen sorgfältig sammeln und aufbewahren: Stellenanzeigen, E-Mail-Korrespondenz, Gehaltsabrechnungen, Arbeitszeiterfassungen, Urlaubsanträge und Zeugen benennen können. Auch eine nachträgliche schriftliche Bestätigung der Vereinbarungen – etwa durch einen formlosen Arbeitsvertrag oder eine Bestätigungs-E-Mail – kann Rechtssicherheit schaffen. Arbeitgeber wiederum sollten die Nachweispflicht ernst nehmen und zeitnah alle wesentlichen Vertragsbedingungen schriftlich niederlegen, um Haftungsrisiken und Beweisschwierigkeiten zu vermeiden.

Perspektive des Arbeitgebers

Für Arbeitgeber birgt ein Arbeitsvertrag ohne Schrift erhebliche rechtliche und organisatorische Risiken. Die Nachweispflicht nach dem Nachweisgesetz ist zwingend und kann bei Verstößen mit Bußgeldern bis zu 2.000 Euro pro Arbeitnehmer geahndet werden. Zuständig für die Ahndung sind die Gewerbeaufsichtsämter bzw. Arbeitsschutzbehörden der Länder. Auch Betriebsprüfungen durch die Deutsche Rentenversicherung oder Lohnsteuerprüfungen können fehlende Nachweise aufdecken.

Neben der Bußgeldhaftung drohen Beweisschwierigkeiten in arbeitsgerichtlichen Verfahren. Behauptet ein Arbeitnehmer höhere Vergütung oder andere Konditionen als vom Arbeitgeber angenommen, kann die fehlende Dokumentation zu Ungunsten des Arbeitgebers ausgelegt werden. Auch bei der Frage, ob eine Probezeit wirksam vereinbart wurde oder welche Kündigungsfrist gilt, ist die Beweislage ohne schriftliche Vereinbarung unsicher.

Aus Compliance- und Haftungssicht sollten Arbeitgeber daher stets auf schriftliche Arbeitsverträge oder zumindest vollständige Nachweisdokumente setzen. Standardisierte Vertragsvorlagen reduzieren den Verwaltungsaufwand und schaffen Rechtssicherheit. Auch für die interne Organisation – etwa im Personalcontrolling, bei Lohnabrechnungen oder bei der Urlaubsplanung – sind schriftliche Vereinbarungen unverzichtbar. Arbeitgeber, die versäumt haben, die Nachweispflicht zu erfüllen, sollten dies unverzüglich nachholen.

Kosten und Rechtsschutz

Die Kosten einer anwaltlichen Beratung oder gerichtlichen Auseinandersetzung im Arbeitsrecht richten sich nach dem Rechtsanwaltsvergütungsgesetz (RVG) und dem Streitwert. Im Arbeitsrecht entspricht der Streitwert bei Kündigungsschutzklagen üblicherweise dem Bruttogehalt für drei Monate. Bei anderen Streitigkeiten – etwa um Vergütungsansprüche – bildet die streitige Forderung die Grundlage. Eine außergerichtliche Erstberatung kostet nach § 34 RVG maximal 190 Euro zuzüglich Mehrwertsteuer (226,10 Euro brutto).

Eine Rechtsschutzversicherung übernimmt in der Regel die Anwalts- und Gerichtskosten, sofern der Versicherungsfall eingetreten ist und keine Wartezeit mehr besteht. Viele Rechtsschutzversicherungen decken arbeitsrechtliche Streitigkeiten ab. Arbeitnehmer sollten vor Mandatierung prüfen, ob eine Deckungszusage erteilt wird. Liegt keine Versicherung vor und sind die Einkommensverhältnisse niedrig, kann Beratungshilfe oder Prozesskostenhilfe beantragt werden.

Beratungshilfe gewährt das Amtsgericht bei Bedürftigkeit für außergerichtliche Rechtsberatung. Die Eigenleistung beträgt 15 Euro. Prozesskostenhilfe kann bei Gerichtsverfahren beantragt werden und deckt Anwalts- und Gerichtskosten ganz oder teilweise ab. Die Bewilligung hängt von den persönlichen Einkommens- und Vermögensverhältnissen ab. Arbeitgeber tragen die Kosten anwaltlicher Beratung in der Regel selbst, können diese aber als Betriebsausgaben steuerlich geltend machen.

Wie kann ein Fachanwalt helfen?

Ein Fachanwalt für Arbeitsrecht kann sowohl Arbeitnehmer als auch Arbeitgeber bei Fragen rund um einen mündlichen Arbeitsvertrag rechtssicher beraten. Für Arbeitnehmer prüft der Anwalt, welche Ansprüche bestehen, wie diese durchgesetzt werden können und welche Beweismittel vorliegen. Er unterstützt bei der Formulierung von Forderungen, der Geltendmachung von Nachweispflichten oder bei der Durchsetzung von Vergütungsansprüchen.

Für Arbeitgeber erstellt der Fachanwalt nachträglich rechtskonforme Nachweisdokumente, prüft die Erfüllung der gesetzlichen Nachweispflicht und minimiert Haftungsrisiken. Er berät bei der Gestaltung von Arbeitsverträgen, der Anpassung bestehender Vertragsverhältnisse und vertritt in arbeitsgerichtlichen Verfahren. Auch die Verteidigung gegen Bußgeldverfahren wegen Verstoßes gegen das Nachweisgesetz gehört zum Leistungsspektrum.

Über ein Vermittlungsportal wie anwaltarbeitsrecht.net/ können Sie kostenlos eine Erstanfrage stellen. Die Anfrage wird an einen Fachanwalt aus dem Netzwerk weitergeleitet, der eine erste Einschätzung abgibt. Die Bearbeitung erfolgt ausschließlich digital oder telefonisch. Nach der Ersteinschätzung entscheiden Sie, ob Sie das Mandat erteilen möchten. Eine Vermittlung ermöglicht schnellen Zugang zu spezialisierten Anwälten, ohne dass Sie selbst recherchieren müssen.